生産性の高い会議・ミーティングには、基本的に5つのステップがあると言われています。
 
第1のステップは、「情報共有」です。
話しあいを豊かにするためには、それに必要な情報を、皆が知っていることが必要です。
よく、事前に資料を配布することがありますが、忙しいなか、資料に目を通す余裕のないことが多いです。
会議の冒頭に、あらためて資料の説明をして、もっとも大切なところ、争点になりそうなところを丁寧に説明することが大切です。
 
第2のステップは、「発散」です。
できるだけ多様で、たくさんのアイデアを求めます。
ブレストで集めてもいいし、カードに意見を記入してもらって、それを読み合わせるのもいい。
 
リーダーは、あまりたくさんの意見が出ると、「どう収束したらいい?」「落としどころに導けるだろうか?」など、考えがちで、発散を抑えようとしがちです。
でも、じゅうぶんに発散ができないと、クリエイティブな案は出ません。
 
第3のステップは、「混沌」です。
「産みの苦しみ」とも言われます。
 
たくさんの案、アイデア、意見が出ると、考えの巾は広がりますが、「どう収束すればいいのか?」に悩み、頭を抱え込みます。
でも、ここで、メンバーたちからいろいろな切り口が提案されます。
ここが、もっともメンバーの知恵を集めることのできるステップです。
 
第4のステップは、「収束」です。
いろいろな知恵の出されたなかから、もっとも納得感の高いものが選び出され、それに沿って解が収束されます。
 
発散が充分でなければ、混沌も浅く、収束も短時間で決まります。
ただ、そんな決定事項に創造性と効率性はあるでしょうか?
あればいいですが、なければ、会議のステップを見直しましょう。
 
第5のステップは、「共有」です。
ここで何が話され、何が決まったのか。
誰が、いつまでに、何をするのか、などを再度、明らかにします。
会議は、ものごとを決めることがゴールですが、そこで決められたことは実行されなければなんの意味もありません。
実行のフェーズまでバトンタッチすることも、会議の重要な役割のひとつだと思います。

こんなステップの会議ができていますか?
何か足りないと思われたら、私たちチーム経営がご支援します。